Jako agencja bardzo mocno stawiamy na rozwój technologii. W tym kontekście chodzi nie tylko narzędzia pozwalające na zwiększenie skuteczności działań, ale również realne odciążenie specjalistów w ich codziennej pracy. To z kolei pozwala zyskać więcej czasu na pracę kreatywną.
Od wielu lat rozwijamy nasz autorski system CMS, który pełni już obecnie kluczową rolę w funkcjonowaniu firmy, a za każdą tworzoną przez nas funkcjonalnością kryje się historia.
System monitoringu stanu witryny
Jedną z częstszych historii związanych z czasowym spadkiem konwersji jest sam problem ze stroną Klienta. Widząc spadek konwersji pierwszym krokiem, który jest podejmowany przez większość specjalistów, jest sprawdzenie, czy strona działa.
Stworzyliśmy więc system, który na bieżąco monitoruje stan witryny naszych Klientów. Tak, aby wykryć awarię, zanim wykryje go nie tylko system Google ADS, ale również sam Klient. Podobnie zresztą w przypadku problemu z certyfikatem SSL.
Dzięki takiemu systemowi nasi pracownicy są praktycznie natychmiast informowani o awariach i mogą podejmować stosowne kroki, jak np. kontakt z Klientem czy zatrzymanie kampanii.
Monitoring zmian na stronie Klienta
Równie częstą historią, która nas spotyka, są zmiany na stronie docelowej. Często bez informowania agencji SEM. Postanowiliśmy więc wykorzystać narzędzie stworzone na potrzeby naszego działu SEO i dostosować je również do działu PPC. Dzięki temu nasz specjalista otrzyma informację, jeśli strona docelowa, na którą kierowane są kampanie, ulegnie zmianie.
Zmiana title? Zmiana w treści? Zmiana nagłówków? Modyfikacja innych elementów optymalizacji witryny? Te rzeczy nie umkną naszemu pracownikowi. Wykrycie zmiany to istotny bodziec dla specjalisty, aby ocenić, czy wprowadzone zmiany na stronę nie wpłyną negatywnie na wynik.
Monitoring wirusowy
Pracując z grupą kilkuset Klientów, ataki hakerów na ich stronach są dla nas chlebem powszednim. Pozwoliło nam to zdobyć nie tylko ogromne doświadczenie w usuwaniu wirusów, ale również stworzyć bardzo skuteczne mechanizmy wykrywania ich. Był to jeden z większych projektów realizowanych po stronie naszego działu programistycznego. Udało nam się jednak stworzyć bardzo skuteczne rozwiązanie monitorujące witryny naszych Klientów i wykrywające infekcje. Co istotne, każdy nowy rodzaj ataku wykryty na stronach Klientów wykorzystywany jest do udoskonalania naszych algorytmów, co przekłada się na jeszcze większą skuteczność. Rozwiązanie to stosowane jest na wszystkich stronach Klientów i co najważniejsze, w jedynej słusznej cenie, czyli za darmo.
System zarządzania bezpieczeństwem danych
Każdy specjalista zna historię Klienta, który traktuje swoje dostępy do strony w sposób bardzo swobodny. Często nie wiedząc nawet, kto dysponuje danymi do serwera czy systemu CMS. Tego rodzaju sytuacje są ogromnym zagrożeniem dla bezpieczeństwa i narażają dodatkowo witrynę na niebezpieczeństwo włamania. Zresztą nawet w agencjach marketingowych częstą praktyką jest przechowywanie haseł do wszystkich Klientów w zbiorczym pliku i w praktyce każdy specjalista ma dostęp do wszystkich haseł, wszystkich Klientów. Trzymając się dewizy, że lepiej zapobiegać niż leczyć, wprowadziliśmy bardzo ściśle przestrzegane procedury dotyczące przechowywania haseł oraz zarządzaniem dostępem do nich. W dodatku każde pobranie hasła przez pracownika raportowane jest u nas w systemie, a przyznawanie dostępu do poszczególnych haseł jest ściśle kontrolowane przez system. Innymi słowy, specjalista nie uzyska dostępu do hasła Klienta, którego nie obsługuje. Nie uzyska też tego hasła, jeżeli system nie wykryje aktywnego zadania związanego z tym Klientem. Dodatkowo, próby masowego pobierania haseł będą skutkowały odcięciem użytkownika oraz stworzeniem alertu u przełożonego.
Własny system Anty Click Fraud
Obok złośliwego oprogramowania, jednym z największych wrogów naszych Klientów są działania konkurencji. W naszej branży krążą nawet dowcipy, że pierwsze, co robi właściciel lawety po przebudzeniu, to nie kawa, a wyklikiwanie reklam konkurencji. Oczywiście na dowcip ten należy patrzeć z dużym przymrużeniem oka (jak zresztą na wszystkich dowcipy), ale istnieją branże bardzo mocno narażone na działania konkurencji. Na rynku istnieje wiele narzędzi wyspecjalizowanych w wykrywaniu wzorców błędnych kliknięć. Są one jednak bardzo drogie i w praktyce niewielu Klientów decydowało się na takie rozwiązania. Warto tutaj również uczciwie powiedzieć, że w większości branż problem wyklikiwania reklam przez boty czy konkurencję jest mały, a algorytmy Google radzą sobie z tym coraz lepiej (chociaż jest to bardzo dalekie od ideału).
Na potrzeby naszych Klientów stworzyliśmy własne rozwiązanie, które zbiera dane o ruchu PPC, a następnie w oparciu o nasze algorytmy wsparte analizą AI automatycznie zgłaszają takie IP do zbanowanych. Dzięki temu nie wyświetla im się już reklama naszych Klientów. To kolejne narzędzie, które w tle zwiększa naszą przewagę i realnie pozwala oszczędzać naszym Klientom. Nie tylko oszczędzając na kliknięciach, ale również ze względu na fakt, że rozwiązanie to jest oferowane nieodpłatnie dla naszych Klientów:
System Alertów Skuteczności
W natłoku dużej ilości danych bardzo łatwo pominąć te, które są szczególnie istotne. Często skupiając się na bieżących zadaniach, specjaliści mieli problem z nadawaniem im priorytetów. Stworzyliśmy więc system, który monitoruje kluczowe KPI, jak np. konwersje na prowadzonych kampaniach i informuje specjalistę o wystąpieniu potencjalnego problemu. W przypadku alertów krytycznych wręcz wymusza na nim reakcję.
Przykłady alertów:
Zarówno w przypadku Google, jak i FB ADS, posiadamy system składający się z kilkudziesięciu różnych alertów dotyczących zarówno wydatków, jak i samej skuteczności kampanii. Co istotne alerty uwzględniają również naturalne fluktuacje. Przykładowo, spadek ruchu czy konwersji w sobotę nie zostanie przedstawiony jako alarmujący, chyba że będzie odstawał od normy.
Zbiorczy widok prowadzonych kampanii
Przy rozwijającym się dziale PPC proces podstawowej kontroli nadzorczej nad prowadzonymi kampaniami stawał się coraz bardziej czasochłonny. Team Leader, aby zweryfikować kampanie danego specjalisty, musiał przeglądać jego subkonto w Google ADS i przechodzić między poszczególnymi kontami reklamowymi. Sami specjaliści również mieli utrudnione zadanie, zwłaszcza jeżeli dla danego Klienta prowadzili równolegle kampanie Google i FB ADS. Stworzyliśmy więc system, który zbiorczo pokazuje najważniejsze metryki dotyczące wszystkich kont obsługiwanych przez danego specjalistę. Jednocześnie osoba pełniąca funkcję nadzorczą może bez problemu przescrollować wyniki kampanii wybranego podwładnego lub całego działu. Jest to rozwiązanie, które przy skali kilkuset kampanii pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, który można wykorzystać do pracy nad biznesami Klientów:
Kontrola nad realizacją
W przypadku usług SEO naszym podstawowym modelem rozliczeń jest czas poświęcany na pracę na rzecz Klienta, budżet na treści oraz na linki. Istniała więc potrzeba kontroli, a także raportowania czasu pracy specjalisty nad wybranym projektem. Stworzyliśmy więc system, który pozwala nam efektywnie tym zarządzać. W przypadku usług PPC w zdecydowanej większości projektów nie rozliczamy się godzinowo, a w oparciu o stałe wynagrodzenie lub prowizję od budżetu, ale także tutaj wykorzystujemy mechanizmy raportowania działań.
Każde działanie realizowane dla Klienta musi być odnotowane w CRM razem z czasem poświęconym na jego realizację. Rozwiązanie to ma ogrom plusów i jest nieocenione chociażby w procesie obsługi Klienta. Pracownik Działu Obsługi Klienta utrzymując telefon w bardzo krótkim czasie, może zapoznać się z jego historią oraz uzyskać kluczowe dane. Często bez konieczności bezpośredniego angażowania specjalisty. Jest to szczególnie istotne dla Klientów, którzy nie potrzebują bezpośredniego kontaktu ze specjalistą PPC. Ścisłe raportowanie działań jest również istotne w przypadku urlopów czy L4 pracownika. Opiekun przejmujący kontrolę nad projektem w bardzo krótkim czasie może uzyskać wszystkie najważniejsze informacje o strategii, planach czy kontaktach z Klientem.
Przykład historii Klienta:
Oczywiście obok realizowanych działań, każdy Klient posiada dodatkowe pola pozwalające na opis strategii czy briefing.
System księgowania
Integracja naszego CRM z systemem księgowym ułatwiła również zarządzanie wpłatami. Po zaksięgowaniu wpłaty (o ile Klient preferuje wpłacanie go za naszym pośrednictwem), specjalista jest niezwłocznie informowany o tym fakcie. Może więc szybko podjąć działanie. Analogicznie w przypadku kończącego się budżetu, system może również automatycznie wysyłać monity dotyczące konieczności opłacenia budżetu, aby uniknąć zatrzymania kampanii. Sytuacje, w których płatność dokonywana jest bezpośrednio przez Klienta i zostanie odrzucona, również nie umknie naszej uwadze.
Automatyczny system raportów
Zautomatyzowany system raportów to kolejny element, który pozwala nam efektywniej wykorzystywać czas specjalistów. Jest to szczególnie istotne w dziale SEO, gdzie raporty zawierają dane z Google Analytics, Google Search Console, opublikowane przez nas treści, zakupione linki czy nawet listę wszystkich wykonanych działań przez specjalistę. Pobranie tych danych bezpośrednio z CRM pozwoli nam zaoszczędzić niemal 20 minut na każdym raporcie w porównaniu do tworzenia go z wykorzystaniem Data Studio. Przykład takiego raportu: https://raporty.nprofit.pl/raport/ec8087af-e111-44b3-9d42-964ecb7ebb67/anonymized Zaoszczędzony czas specjaliści mogą wykorzystać na pracę z Klientem. W przypadku usług PPC raporty są o wiele mniej skomplikowane, ale ich automatyzacja również pozwala zaoszczędzić bardzo dużo czasu.
W dobie AI rozwijanie automatyzacji i wspieranie się technologiami stanowi kluczowy aspekt budowania przewagi konkurencyjnej. Na coraz trudniejszym rynku, a z takim otoczeniem biznesowym mamy obecnie do czynienia w Polsce, każdy element pozwalający ograniczyć koszt obsługi agencyjnej, wyeliminować potencjalne błędy ludzkie czy najzwyczajniej w świecie zwiększyć efektywność realizowanych przez nas działań jest istotny. Jako ciekawostkę mogę również dodać, że jesteśmy obecnie w fazie beta testów jednego z naszych większych projektów w obszarze automatyzacji PPC. Systemu w dużym stopniu automatyzującego wykonywanie wykluczeń słów kluczowych z wykorzystaniem AI. Pracujemy również nad systemem wykrywającym produkty o największym potencjale sprzedażowym między innymi na bazie konkurencyjności cenowej Klienta w porównaniu z konkurencją.
