Savoir-vivre to nie tylko zbiór zasad, które są uznawane za obowiązujące podczas spotkań towarzyskich. To także kodeks, który dotyczy wielu aspektów życia, w tym zasad poprawnego pisania maili i smsów. Pisząc służbowego maila, musimy pamiętać o tym, że nie tworzymy jedynie własnego wizerunku, tylko reprezentujemy również firmę. Dlatego znajomość reguł prowadzenia korespondencji biznesowej jest w tym przypadku niezbędna, aby poprawnie budować efektywne relacje z klientami.

Błędy ortograficzne, stylistyczne i interpunkcyjne czy za duże załączniki – to tylko kilka punktów na liście faux-pas, jakie możemy popełnić podczas pisania wiadomości elektronicznych. Na co należy zwrócić uwagę przy pisaniu e-maili? Niżej znajdziesz 8 wskazówek.

1. Zwięzły i zrozumiały temat

Temat maila służbowego powinien być prosty, a jednocześnie jego treść musi być myślą przewodnią całej wiadomości. Sprecyzowany komunikat upewni odbiorcę, w jakiej sprawie dostał wiadomość.

Ważne jest również, aby nie pomijać tego pola. Jeśli nie wpiszemy tematu, wiadomość może zostać zignorowana albo uznana za spam. Co ważne, wiadomość bez tematu rodzi u adresata wrażenie, że nadawca traktuje go lekceważąco.

2.    Formuły powitalne

W tej kwestii powinniśmy być tradycjonalistami. Zwroty grzecznościowe są w tej konwencji nadal aktualne.

Gdy kontaktujemy się z danym odbiorcą po raz pierwszy, zastosować powinniśmy zwroty oficjalne, czyli:

• Szanowna Pani, Szanowny Panie,
• Szanowni Państwo (pisząc do przedsiębiorstwa, a nie znając adresata),
• Szanowne Panie i Szanowni Panowie (zwracając się do kierownictwa firmy),
• Dzień dobry Pani/Panu.

Kiedy w wyższym stopniu znamy rozmówcę i korespondencję prowadzimy już nieco dłużej, można przyjąć zwroty takie, jak Szanowna Pani Aniu czy Panie Janie.  UWAGA — nie każdy przyjmie tę formę entuzjastycznie i z sympatią. Warto pamiętać, że niektóre osoby reagują na nią wręcz irytacją.

Witami i żegnam! Radzimy unikać rozpoczynania korespondencji służbowej formułą Witam, a jeżeli uwzględnimy dodatkowo regułę dostosowania zwrotu powitalnego do pożegnalnego, to należałoby zakończyć korespondencję mailową z klientem zwrotem: Żegnam! Takie niepozorne powitanie i pożegnanie wydaje się być neutralne, ale dla wielu pozostaje kontrowersyjne, protekcjonalne i nieakceptowalne.

3.    Pisownia na medal

Korespondencja służbowa nie wybacza błędów. Należy pamiętać o dokładnym sprawdzeniu treści przed wysłaniem jej do adresata – w innym wypadku stawiamy w niekorzystnym świetle siebie, ale też firmę, w której pracujemy.

Tak zwane literówki są z kolei przejawem braku szacunku, ponieważ świadczą o pośpiechu i nieuwadze piszącego. Co do interpunkcji, jej niedobór lub nadmiar utrudnia przeczytanie maila. Przecinki postawione w złym miejscu albo nieobecne, są w stanie całkowicie zmienić sens zdania. Nieużywanie polskich znaków, gdy piszemy po polsku, również nie świadczy dobrze o nadawcy.

4.    WIELKIE LITERY – tak czy nie?

Pisanie zdań wielkimi literami to forma napastliwa, a przynajmniej przez niektóre osoby może być tak odebrana. Jeśli chcemy jakiś fragment wyszczególnić, użyjmy pogrubionej czcionki lub podkreśleń.

5.    Odpisywanie na wiadomość

Nasza reakcja na wiadomość powinna być możliwie szybka – najlepiej, jeśli nastąpi w ciągu kilku godzin. Gdy czas się wydłuży, odbiorca może poczuć się zlekceważony. Jeśli w grę wchodzi korespondencja biznesowa, tracimy na tym naprawdę dużo. Konkurencja może być bardziej otwarta na komunikację i regularnie sprawdzać pocztę.

Pamiętaj, aby ustosunkować się do wszystkich zadanych pytań.

6. Korpomowa

Korporacyjne skróty („ASAP”, „FYI”, „BTW”) stają się coraz popularniejsze, jednak w korespondencji firma-klient nie są mile widziane. To samo dotyczy emotikon. Niektóre z nich na dobre weszły do obiegu, ale kiedy korespondencja mailowa z klientem dopiero się rozpoczyna, lepiej nie ryzykować.

7.    Formuła kończąca

Podobnie jak w powitaniu – zastosujmy tradycyjne zwroty. Pod koniec maila biznesowego użyjmy więc: Z wyrazami szacunku lub Z poważaniem.

Nieoficjalna forma Pozdrawiam nie jest wskazana; mogłaby zostać uznana za przejaw zbytniego spoufalania się. Mimo wszystko dopuszcza się ją w korespondencji biznesowej, gdy znamy odbiorcę i zwracamy się do niego po imieniu.

8.    Podpis

Ostatnia, ale nie mniej ważna część wiadomości to podpis. Na końcu maila służbowego powinno znaleźć się pełne imię i nazwisko lub stopka. Nie zapominajmy o tym!

Korespondencja mailowa to nieodłączny element pracy niemal w każdym zawodzie. Podstawą jest zachowanie norm tworzenia takich wiadomości z szacunku do ich adresata. Co więcej, stosowanie się do ogólnie przyjętych zasad usprawni proces komunikacji oraz pomoże w zbudowaniu przyjaznych relacji z klientem. Efektem może być osiągnięcie przewagi wizerunkowej.